什么是ISO 55259-2018？

ISO 55259-2018是国际标准化组织（ISO）开发的技术标准。它为在组织中实施有效的文档管理系统提供了指南和要求。该标准可确保文件得到适当控制，管理和维护以促进有效的业务运营。

关键功能

ISO 55259-2018包括各种关键功能，这些功能有助于整体有效性文档管理系统：

文档控制：此标准强调实施有效的文档控制过程的重要性。它概述了组织内部创建，审查，批准和分发文档的程序。

元数据管理：ISO 55259-2018专注于对文档元数据的正确管理。元数据包括有关该文档的信息，例如作者，创建日期和版本编号。该标准确保元数据是准确，一致且易于访问的。

访问和安全性：该标准定义了控制对文档访问的访问以维持机密性，完整性和可用性的指南。组织需要采取适当的措施，例如访问权限和加密，以防止未经授权的访问或修改。

保留和处置：ISO 55259-2018提供了建议保留文档和处置的建议。它概述了根据法律，监管和运营要求确定文件保留期的标准。它还指定了防止未经授权检索的安全处置方法。

实施ISO 55259-2018

实施ISO 55259-2018的好处为组织带来了一些好处：

效率：借助定义明确的文档管理系统，组织可以简化其文档创建，审核和分发流程。这会提高效率和生产率。

合规性：ISO 55259-2018帮助组织遵守有关文档管理的法律和法规要求。通过遵守该标准，组织确保其文档实践符合行业最佳实践和标准。

风险管理：正确的文档控制和管理降低了错误，损失或未经授权访问敏感信息的风险。组织可以通过遵循ISO 55259-2018中指定的准则来保护其知识产权并维护数据隐私。

持续改进：该标准促进了组织内部持续改进的文化。通过实施ISO 55259-2018，组织可以识别增强领域，并进行必要的更改以优化其文档管理系统。

总结，ISO 55259-2018为组织提供有效文档管理系统的组织提供了全面的指南。通过遵循此标准，组织可以提高效率，确保合规，减轻风险并持续改善。实施ISO 55259-2018对于努力实现最佳文档控制和管理的组织至关重要。