什么是ISO 19223：2016？

ISO 19223：2016是一个标准，它定义了组织内文档管理系统的要求。它提供了建立，实施，维护和不断改进系统的指南。

关键概念和定义

标准介绍了几个重要的概念和定义，这些概念和定义对于理解ISO 19223：2016。

文档：

文档可以是任何记录的信息，无论其格式或媒介如何。它包括电子文档，例如电子邮件和网页，以及物理文档，例如论文和文件。

文档管理系统（DMS）：

用于创建，审查，批准，分发，存储，保留和处置文档的活动在其整个生命周期中有效，有效。

文档生命周期：

文档进行了阶段的阶段，从创建到处置。这包括流程，例如创建文档，修订，批准，控制，分发以及最终处置。

实施ISO 19223：2016：2016

采用ISO 19223：2016的好处带来了范围对组织的好处：

改进的文档控制：

标准确保了一种系统的文档控制方法，从而降低了使用过时或不准确的信息的风险。它建立了版本控制，访问控制和更改管理的程序。

提高效率和生产率：

良好的DMS流线文档相关过程，从而提高了效率和生产率。用户可以轻松地搜索和检索文档，有效协作并避免重复努力。

增强的合规性：

ISO 19223：2016使组织与法律，法规和合同要求保持一致。通过建立强大的文档管理系统，企业可以在审计和检查期间轻松证明合规性。

ISO 19223：2016

组织可以遵循以下步骤来实施ISO 19223：2016：

1。建立范围：

确定文档管理系统的范围，考虑到涉及的文档的部门，流程和类型等因素。

2。确定文件要求：

确定组织的文档要求，包括创建，修订，控制，分配，保留和处置。

3。制定文档管理程序：

为文档创建，审查，批准，控制，分发和处置创建清晰的程序。确保这些过程与组织的目标保持一致。

4。实施DMS：

在整个组织中推出文档管理系统。向员工提供有关如何有效使用系统的培训。

5。监视并不断改进：

定期评估文档管理系统的有效性。使用反馈和绩效指标来确定改进的领域并相应地实施必要的更改。

实施ISO 19223：2016要求组织各个级别的承诺。但是，好处大于努力，从而可以更好地控制文档控制，提高效率和提高合规性。